Rysunki do robót dodatkowych powinny być podpisane przez inspektora nadzoru i przechowywane jako część składowa rysunków wykonawczych (zostaną one załączone do rachunku ostatecznego).

Generalny wykonawca „rozcala” komplet dokumentacji, tzn. rozdziela odpowiednie jej części poszczególnym podwykonawcom i budowom. Podwykonawcy otrzymują od generalnego wykonawcy po dwa egzemplarze dokumentacji w zakresie robót przez nich wykonywanych, np. projekt instalacji elektrycznej, ogrzewania centralnego itp.

Kierownictwo budowy otrzymuje również dokumentację w dwóch egzemplarzach w zakresie robót wykonywanych siłami własnymi generalnego wykonawcy. Jeden egzemplarz rysunków roboczych nakleja się na karton i wręcza bezpośrednim wykonawcom robót do stałego korzystania w toku pracy. Drugi egzemplarz rysunków przeznaczony jest, jako rysunek wykonawczy, do rachunku ostatecznego w miarę postępu robót wprowadza się do niego potrzebne zmiany i uzupełnienia.

Z uwagi na podstawowe znaczenie dokumentacji w działalności produkcyjnej przedsiębiorstwa powinno ono systematycznie kontrolować jej obieg i znać jej aktualny stan na poszczególnych obiektach.

W tym celu prowadzi się odpowiednią ewidencję, w której jest wykaz dokumentacji wg jej rodzajów, terminy dostarczenia (umowne i faktyczne), dane dotyczące zgłoszonych zastrzeżeń i uzupełnień dokumentacji oraz terminy przekazania jej podwykonawcom lub do realizacji siłami własnymi.

Prawidłowe prowadzenie ewidencji dokumentacji, zarówno wpływającej od inwestora jak i dodatkowej (sporządzanej na budowie), oraz sukcesywne i systematyczne uaktualnianie rysunków - przez wprowadzenie zmian zachodzących w toku wykonawstwa - ułatwiają kierownictwu zarządzanie budową oraz umożliwiają mu szybkie sporządzenie rachunku ostatecznego. Ponadto przyczynia się to do ujęcia w rachunku wszystkich faktycznie wykonanych robót, co pozwala na otrzymanie pełnego obrazu działalności przedsiębiorstwa i chroni je przed stratami.

Podany wyżej system gospodarowania dokumentacją dotyczy głównie generalnego wykonawcy w dotychczasowym znaczeniu, tj. wówczas gdy nie posiada własnej komórki projektowej. System ten niewiele traci na aktualności, aczkolwiek podlega pewnym uproszczeniom (np. kontrola jakości dokumentacji), jeżeli generalny wykonawca ma własną komórkę projektową.