Jeżeli w umowie strony z góry nie sprecyzowały dokładnych terminów dostaw, wówczas następują one na podstawie każdorazowych zamówień. Podaje się w nich m.in. rodzaj i ilość zamawianego towaru, termin dostawy, cenę, warunki wysyłki i miejsce odbioru oraz warunki zapłaty i ubezpieczenia towaru na czas transportu.

Równocześnie z wysłaniem towaru dostawca przesyła zamawiającemu awizo wysyłkowe, zawierające m.in. ilość i rodzaj towaru, dane o opakowaniu, rodzaj środka transportowego, którym towar wysłano.

Miejsce i sposób odbioru towaru zależy od rodzaju środka transportowego i miejsca rozładowania przesyłki. Przy przesyłkach kolejowych odbiór towaru następuje na podstawie listu przewozowego i załączonej do niego specyfikacji wysyłkowej. Odbioru towaru może dokonać uprawniony do tego pracownik jednostki zamawiającej. Czynność odbioru polega na sprawdzeniu zgodności ilości i rodzaju przesyłki ze specyfikacją.

Pierwszy odbiór materiałów ma istotne znaczenie z punktu widzenia skuteczności ewentualnych reklamacji w wypadku stwierdzenia braków lub uszkodzeń przesyłki (dostawy). W związku z tym w razie stwierdzenia przez odbierającego uszkodzeń wagonu lub braków przesianych materiałów powinien być sporządzony odpowiedni protokół przez pracownika kolejowego.

Szczegółowe sprawdzenie ilości i jakości materiałów odbywa się już u odbiorcy, w magazynie lub w innym miejscu składowania towaru. W razie stwierdzenia braków ilościowych bądź nie odpowiadającej zamówieniu jakości towaru spisuje się (komisyjnie) protokół. Stanowi on podstawę wniesienia reklamacji w stosunku do dostawcy.

Po wysłaniu towaru dostawca wysyła odbiorcy fakturę (specjalny dokument), w której dostawca, powołując się na numer zamówienia oraz dowody wysyłki, podaje dokładną specyfikację materiałów, ceny jednostkowe oraz ogólną należność.